Działalność w kole naukowym często wiąże się z różnego rodzaju wydatkami. Obecność na konferencjach naukowych, wyjazdy na konkursy krajowe i międzynarodowe, budowa maszyn prezentowanych podczas tych konkursów, próbki, odczynniki, wszystko co może Ci się przydać podczas działalności naukowej Twojego koła kosztuje – pytanie, jak to wszystko sfinansować?
Na początku przygotuj budżet roczny bądź też projektowy, w zależności od tego, w jaki sposób funkcjonuje Twoje koło, wraz z harmonogramem działań. Przy wstępnym budżecie jesteś w stanie sprawdzić, jakich środków potrzebuje Twoje koło do realizacji założonych celów. Często też trzeba będzie je zrewidować względem dostępnych środków. Planując budżet, poza kosztami, musisz pamiętać o uwzględnieniu planowanych źródeł dofinansowania. Źródła dofinansowania to główny temat, nad którym chciałabym się pochylić w tym artykule.
Działalność kół naukowych można sfinansować z bardzo różnych źródeł. Zaczynając od najprostszego, które dotyczy nas samych, czyli członków koła, czyli od opłat członkowskich na podstawową działalność, np. zakup papieru czy artykułów spożywczych na spotkania koła. Kolejnym źródłem, dzięki któremu możemy sfinansować naszą działalność, są opłaty konferencyjne. Poprzez faktury wystawione przez uczelnie, a opłacane przez uczestników konferencji, jesteśmy w stanie sfinansować część kosztów, np. catering. Warto wspomnieć też o możliwościach bezkosztowych, z których możemy skorzystać, dzięki uprzejmości uczelni. Wynajem sal na potrzeby konferencji, zaplecze multimedialne, potykacze czy ogólnie tak zwaną – infrastrukturę uczelni – dzięki podaniom bądź też wymianie maili z władzami dziekańskimi czy też rektorskimi – może być dla studentów nieodpłatne.
Dodatkowe środki koła naukowe mogą pozyskać od władz rektorskich czy też dziekańskich. Należy wypełnić odpowiedni wniosek bądź podanie, opisać dane wydarzenie bądź wydatki, na które koło naukowe potrzebuje dofinansowania i złożyć w sekretariacie wraz z kosztorysem i opisem danych kosztów. Procedura zależy od uczelni, ale na pewno warto się zorientować, czy istnieje taka możliwość. Kolejnym źródłem, z którego można pozyskać środki na działalność koła naukowego, jest rada kół naukowych czy też rada konsultacyjna, w zależności od uczelni funkcjonują różne nazwy. Warto poszukać odpowiednika, który zajmuje się ruchem naukowym na Twojej uczelni. Jeśli chodzi o środki pozyskiwane z rad kół naukowych to są one często przyznawane w ramach konkretnych transz, kilka razy do roku bądź w formule konkursowej. Zachęcam do zajrzenia na stronę internetową i poszukania informacji właściwych dla Twojej uczelni. Przede wszystkim warto zapoznać się z zawartą tam dokumentacją, głównie regulaminem przyznawania dofinansowań, jak również wnioskiem i pozostałymi dokumentami niezbędnymi do wnioskowania o środki na działalność koła i prowadzone przez nie projekty.
Jak mogłeś się dowiedzieć z wcześniejszych artykułów, założenie koła jest ściśle związane z biurem spraw studenckich. Być może jest to kolejne miejsce, w którym możesz ubiegać się o dofinansowanie działalności Twojego koła. Rejestrując koło czy też załatwiając sprawy związane z kołem, warto zapytać, czy istnieje możliwość wnioskowania o dodatkowe środki na działalność czy też na realizację projektów. Wcześniej warto sprawdzić stronę internetową biura spraw studenckich, ponieważ mogą tam być dodatkowe informacje niezbędne do pozyskania środków.
Kolejnym miejscem, w którym warto poszukać informacji o dofinansowaniu działalności kół naukowych, jest samorząd studencki. Zdarza się, że samorządy mają specjalną pulę środków, które mogą przekazać na uczelniany ruch naukowy, czy to w formie konkursowej, czy też złożenia wniosku o dofinansowanie. Jeśli nie jesteś w stanie znaleźć informacji na stronie internetowej, śmiało możesz się odezwać do swoich koleżanek i kolegów przez media społecznościowe samorządu.
Rzadkim przykładem jest posiadanie przez koło naukowe własnego budżetu, z góry przekazanego przez władze wydziału. Warto zorientować się, czy Twojemu kołu nie przypada do dyspozycji właśnie taki rodzaj finansowania. Byłoby to zdecydowane uproszczenie podstawowej działalności.
Co jeśli Twoje koło ma większe potrzeby finansowe? Warto poszukać finansowania zewnętrznego – np. poprzez znalezienie sponsora czy też partnera. Firmy, która tematycznie identyfikuje się z działalnością Twojego koła, chętnie wesprze jego działalność, nie tylko finansowo, ale również przez np. dostarczenie potrzebnych części czy też odczynników.
Kolejnym modelem finansowania zewnętrznego jest udział w konkursach zewnętrznych lub grantach, np. tych organizowanych przez Ministerstwo Edukacji i Nauki – Studenckie koła tworzą innowacje: https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/studenckie-kola-naukowe-tworza-innowacje–zloz-wniosek-w-programie. Warto spróbować swoich sił i zaaplikować w tego rodzaju konkursach.
Jaki widzisz, jest wiele możliwości, z których możesz skorzystać. Warto na początku przejrzeć strony internetowe uczelni, organizacji wspierających ruch naukowy czy też samorządu studenckiego, jak również warto zastanowić się nad pozyskaniem dofinansowania zewnętrznego od sponsorów.
Autor: Ewelina Dusza